Notre Service Etat des lieux

Définition 

L’état des lieux est le document qui décrit l’état du logement et de ses équipements. Il est à joindre au bail.
L’état des lieux vise à protéger le locataire et le bailleur en comparant l’état du logement et de ses équipements lors de l’entrée du locataire dans les lieux puis à sa sortie. Il permet ainsi de définir qui doit prendre en charge les travaux si des réparations sont à prévoir. L’état des lieux doit également respecter certaines obligations :

• être réalisé par écrit, sur support papier ou sous forme électronique, 
• être daté et signé par le locataire et le bailleur (ou son mandataire). 

Un exemplaire de l’état des lieux doit être établi pour chaque co-titulaire du bail. Il est remis en main propre ou par voie dématérialisée (mail).
 

Les deux états des lieux

Deux états des lieux doivent être réalisés :

• le premier au début de la location, à la remise des clés au locataire, avant qu’il installe ses affaires personnelles dans le logement,
• le second à la fin de la location, à la restitution des clés au bailleur, lorsque le logement est vidé des affaires du locataire.

Les deux états des lieux doivent être établis de façon aussi précise l’un que l’autre et comporter autant de détails. 

 Les mentions obligatoires

À l’entrée et à la sortie du logement, l’état des lieux doit préciser les éléments suivants : 

• le type d’état des lieux : d’entrée ou de sortie,
• la date à laquelle il a été établi,
• l’adresse du logement,
• le nom et l’adresse du bailleur (ou sa dénomination et son siège social si le bailleur est une personne morale),
• le type de clés remises (clés du logement, du garage, de la cave, des parties communes de l’immeuble, …) et leur nombre,
• la description précise de l’état des sols, murs et plafonds dans chaque pièce,
• la description précise des équipements et des éléments du logement,

L’état des lieux peut être complété par des images (croquis, photos) et des observations ou réserves.

Il est conseillé de détailler l’état des lieux au maximum. Il est possible de préciser l’état de chaque équipement en le qualifiant de mauvais, passable, bon voire très bon mais il est nécessaire de l’accompagner d’une description très précise. 

• la signature du ou des locataires et de la personne réalisant l’état des lieux (le bailleur ou son mandataire),
• si l’état des lieux a été réalisé par une personne mandatée (agent immobilier, administrateur de biens, notaire…), son nom et son adresse (ou sa dénomination et son siège social si c’est une personne morale),
• les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau et d’énergie. 

À la sortie du logement, l’état des lieux doit également préciser la nouvelle adresse du locataire et la date de l’état des lieux d’entrée. 

En l’absence d’état des lieux d’entrée 

Si le locataire s'oppose à l'établissement de l'état des lieux lors de son entrée dans le logement, il sera présumé l'avoir reçu en bon état. 

Si par négligence du propriétaire et du locataire, aucun état des lieux n'est dressé au début de la location, le locataire sera également présumé avoir reçu le logement en bon état.

Quelles dégradations peuvent être facturées au locataire  ?

Le logement doit être dans un état identique à l’arrivée et au départ du locataire. Pour autant, le locataire n’a pas à remettre le logement à neuf. La vétusté du logement (usure des peintures, des sols…) lié au passage du temps ne peut pas être facturée au locataire. 

En revanche, les détériorations liées à un usage anormal du logement (moquette brulée ou tâchée, trous dans le mur…) sont à sa charge.

Si le locataire a effectué des travaux de transformation du logement sans l’accord du bailleur, les travaux de remise en état sont à sa charge. 

Restitution du dépôt de garantie

Si l’état des lieux de sortie est identique à l’état des lieux d’entrée, le bailleur a un mois pour restituer au locataire l’intégralité du dépôt de garantie 

Si l’état des lieux a mis en évidence des dégradations causées par le locataire, le bailleur pourra déduire le coût des réparations du dépôt de garantie. Dans ce cas, il a deux mois pour restituer le dépôt de garantie diminué du coût des réparations. Il doit pouvoir justifier les sommes demandées (devis, facture, …).

Le bailleur peut déduire ces sommes du montant du dépôt de garantie. Si les frais de remise en état du logement sont supérieurs au montant du dépôt de garantie, le bailleur peut en conserver la totalité et demander au locataire de rembourser le solde. 

Si le bailleur ne restitue pas le dépôt de garantie (déduit ou non du montant des réparations) au locataire dans le délai d’un ou deux mois selon le résultat de l’état des lieux, son montant sera majoré d’une somme équivalente à 10 % du loyer mensuel (hors charges) pour chaque mois de retard commencé.

Les différents états des lieux 

La location meublée

La location meublée est un type de location dans lequel le logement est équipé de meubles et d’équipements nécessaires à la vie quotidienne. Ce type de contrat, appelé bail meublé, permet au locataire de s’installer immédiatement sans avoir besoin d’acheter du mobilier.

La location meublée est très répandue dans les grandes villes et convient particulièrement aux étudiants, jeunes actifs ou personnes en mobilité professionnelle.

Quelles sont les obligations d’un logement meublé ?

Pour être considéré comme une location meublée, le logement doit contenir un certain nombre de meubles indispensables. La loi impose une liste de mobilier obligatoire afin de garantir que le locataire puisse vivre dans le logement dans des conditions normales dès son arrivée.

Le propriétaire doit donc fournir les équipements essentiels permettant de dormir, cuisiner et prendre ses repas dans le logement.

Lors de l’état des lieux d’entrée, un inventaire détaillé du mobilier doit être réalisé. Cet inventaire permet de vérifier l’état des meubles au moment du départ du locataire.

Quelle est la durée d’un bail meublé ?

La durée d’un bail meublé est généralement fixée à un an minimum. À la fin du contrat, le bail peut être renouvelé automatiquement si aucune des parties ne souhaite y mettre fin.
Dans le cas d’une location meublée pour un étudiant, la durée du bail peut être réduite à neuf mois. Ce contrat spécifique n’est pas renouvelable automatiquement

Quel est le préavis pour une location meublée ?

Le préavis en location meublée est plus court que pour une location vide.

Le locataire peut quitter le logement à tout moment, à condition de prévenir le propriétaire et de respecter un préavis d’un mois. Cette demande doit être faite par l’envoi d’une lettre de congé.

Le propriétaire peut donner congé uniquement à la fin du bail et doit respecter un préavis de trois mois. Cette décision doit être justifiée par l’un des motifs suivants :

• la vente du logement
• la reprise du logement pour y habiter
• un motif légitime et sérieux (par exemple un non-respect des obligations du locataire).

En location meublée, le propriétaire peut demander un dépôt de garantie pouvant aller jusqu’à deux mois de loyer hors charges.

Ce dépôt de garantie sert à couvrir d’éventuelles dégradations du logement ou du mobilier.

Restitution des meubles et état des lieux

Lorsque le locataire quitte la location meublée, il doit restituer l’ensemble des meubles mis à sa disposition dans le logement.
Si des meubles sont abîmés ou manquants, les frais de réparation ou de remplacement peuvent être déduits du dépôt de garantie. Si le montant du dépôt de garantie ne suffit pas à couvrir les frais, le propriétaire peut demander une somme supplémentaire.

Ce que la loi impose en location meublée

Depuis la loi Alur, la location meublée à usage de résidence principale est encadrée par le titre Ier bis de la loi du 6 juillet 1989. Son article 25-5 ajoute une obligation propre au meublé : « un inventaire et un état détaillé du mobilier sont établis dans les mêmes formes et en autant d'exemplaires que de parties lors de la remise et de la restitution des clés ». Ces documents sont établis contradictoirement, signés par les parties et joints au contrat de location.

Concrètement, un état des lieux meublé comporte donc deux volets : la description du logement lui-même (sols, murs, plafonds, menuiseries, équipements fixes) selon les mentions obligatoires du décret de 2016, et la liste de chaque meuble et équipement avec son état. Les deux doivent être refaits à la sortie pour justifier une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie.

Le bail meublé dure un an (neuf mois pour un étudiant, sans reconduction), le préavis du locataire est d'un mois et le dépôt de garantie plafonné à deux mois de loyer. Le bail mobilité issu de la loi ELAN (un à dix mois, sans dépôt de garantie) obéit aux mêmes règles d'état des lieux et d'inventaire.

Les onze éléments du décret du 31 juillet 2015

Pour qu'un logement soit juridiquement « meublé », il doit permettre au locataire d'y dormir, manger et vivre convenablement dès son arrivée. Le décret n° 2015-981 dresse la liste minimale :

Élément obligatoire

Vérifications lors de l'inventaire

Literie avec couette ou couverture

Sommier, matelas, taches, affaissement, état du linge fourni

Occultation des fenêtres dans les chambres

Volets, rideaux ou stores : fonctionnement, fixations

Plaques de cuisson

Nombre de feux, fonctionnement, rayures, joints

Four ou four à micro-ondes

Fonctionnement, propreté, grille et plateau

Réfrigérateur avec compartiment congélation

Température, joints, clayettes, bacs

Vaisselle nécessaire aux repas

Nombre d'assiettes, verres, couverts par couchage

Ustensiles de cuisine

Casseroles, poêle, plats, ouvre-boîte : liste et état

Table et sièges

Nombre de chaises, stabilité, rayures, chants

Étagères de rangement

Armoire, penderie, étagères : portes, tablettes, poignées

Luminaires

Fonctionnement, ampoules, abat-jour

Matériel d'entretien ménager

Aspirateur ou balai, serpillière, seau, adaptés au logement.

Cette liste est un minimum. La plupart des meublés comportent bien davantage (télévision, lave-linge, canapé, décoration, linge de maison) et chaque élément supplémentaire doit lui aussi figurer à l'inventaire, sans quoi sa disparition ou sa dégradation ne pourra pas être réclamée.

En résumé

• Inventaire obligatoire en plus de l'état des lieux, à l'entrée et à la sortie (loi du 6 juillet 1989, article 25-5).
• Onze équipements minimum fixés par le décret du 31 juillet 2015, sous peine de requalification en location vide.
• Dépôt de garantie de deux mois maximum, restitué sous un mois si la sortie est conforme, deux mois sinon.
• Bail mobilité : pas de dépôt de garantie, l'inventaire devient votre seule protection                                                                                                                                                                                    Avec  , l'application  EDOUARD immo, que nous utilisons pour le logement meublé,  l'inventaire apparaît dans chaque pièce, par catégorie, avec les dégradations types.

La location saisonnière

La location saisonnière est expressément exclue de la loi du 6 juillet 1989 (article 2). Les règles de l'état des lieux d'habitation, le décret de 2016 et le délai de restitution du dépôt de garantie ne s'y appliquent donc pas. Le cadre est celui du Code du tourisme et du contrat.

Deux obligations concernent directement l'état des lieux. L'article L324-2 du Code du tourisme impose que « toute offre ou contrat de location saisonnière doit revêtir la forme écrite et contenir l'indication du prix demandé ainsi qu'un état descriptif des lieux ». Et l'article L324-1-1 définit le meublé de tourisme (villa, appartement ou studio meublé loué à une clientèle de passage qui n'y élit pas domicile) et impose sa déclaration en mairie, avec numéro d'enregistrement dans les communes qui l'ont instauré et limite de 120 nuitées par an pour une résidence principale.

Le cadre s'est durci avec la loi du 19 novembre 2024 sur les meublés de tourisme : diagnostic de performance énergétique exigé, pouvoirs accrus des communes (quotas, zones réservées), fiscalité moins favorable pour les meublés non classés. Un dossier propre par logement, avec un état descriptif à jour, devient un atout pour le classement et pour les contrôles.

Caution, dégradations et ménage : où naissent les litiges

• La caution n'est pas plafonnée, mais sa retenue doit être justifiée. Sans état descriptif à l'arrivée, le voyageur conteste, et la plateforme tranche presque toujours en sa faveur.
• Les plateformes exigent des preuves datées, à fournir dans un délai court après le départ. Une série de photos éparses sur un téléphone, sans structure ni date fiable, est rarement suffisante.
• Le petit équipement disparaît : vaisselle, linge, télécommandes, adaptateurs. Seul un inventaire tenu à jour permet de s'en apercevoir et de le facturer.
• Le ménage est un triple litige :  Sans note de propreté par pièce à l'arrivée et au départ, il est difficile de se faire un avis objectif.
• Le propriétaire est loin : il veut voir l'état de son bien. 

Comment avec l'application EDOUARD immo, IMOAX Expertises offre des solutions ?

L'application a été pensée pour la rotation : chaque état des lieux se génère à partir du précédent, et tout ce qui décrit le logement lui-même reste acquis d'un voyageur à l'autre.

• Check-in et check-out en un clic : l'état des lieux de départ est pré-rempli depuis l'arrivée, et l'arrivée suivante depuis le départ. Vous ne notez que ce qui a changé.
• Inventaire par pièce dès que le logement est déclaré meublé, avec sept catégories (meubles, décoration, appareils, vaisselle, ustensiles, nettoyage, linge). Voir notre guide de l'état des lieux meublé.
• Propreté par élément et remarque « Propreté générale » dans le rapport, avec un récap « Ménage à faire » à transmettre à l'équipe de nettoyage.
• Chiffrage du nettoyage et des remplacements estimé par l'IA à partir des dégradations, pour justifier une retenue sur la caution.
• Rapport comparatif arrivée / départ avec photos avant et après, prêt à être transmis à la plateforme ou au voyageur.
• Photos illimitées, annotées directement sur l'image, et horodatage du rapport signé.
• Signature à distance par lien e-mail et code SMS, pour les arrivées autonomes par boîte à clés.
• État des lieux en anglais pour la clientèle étrangère.
• Modèle par logement : pièces, éléments et descriptifs propres à chaque bien, réutilisés à chaque séjour.
• Hors-ligne dans les logements sans réseau, synchronisation dès le retour de la connexion.

En résumé

• Hors loi de 1989 : le décret de 2016 sur l'état des lieux ne s'applique pas aux locations saisonnières.
• Mais un état descriptif écrit est obligatoire dans tout contrat de location saisonnière (Code du tourisme, article L324-2).
• Caution libre, retenue uniquement si vous prouvez la dégradation par comparaison arrivée / départ.
• Le ménage est le premier motif de litige entre propriétaire, conciergerie et voyageur.
• Avec EDOUARD immo, le check-out est généré depuis le check-in, l'inventaire suit le logement, et le rapport comprend une note de propreté et un récap « ménage à faire ».

Location bureau et locaux commerciaux

Ce que dit la loi pour les locaux professionnels

Longtemps facultatif, l'état des lieux des locaux commerciaux est devenu obligatoire avec la loi Pinel du 18 juin 2014. L'article L145-40-1 du Code de commerce impose désormais, « lors de la prise de possession des locaux par le locataire en cas de conclusion d'un bail, de cession du droit au bail, de cession ou de mutation à titre gratuit du fonds et lors de la restitution des locaux », un état des lieux établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par un tiers mandaté par eux. Il est joint au contrat ou conservé par chacune des parties.

Si l'état des lieux ne peut pas être établi à l'amiable, il est dressé par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié. Et la sanction est claire : sans état des lieux, le bailleur ne peut pas invoquer la présomption de l'article 1731 du Code civil, qui veut que le locataire soit présumé avoir reçu les lieux en bon état de réparations locatives. Autrement dit, il devra prouver l'état initial pour obtenir une remise en état à la sortie.

L'obligation concerne les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis le 20 juin 2014. Elle ne s'étend pas de plein droit au bail professionnel des professions libérales (article 57 A de la loi du 23 décembre 1986), ni aux contrats de coworking ou de prestation de services, ni, selon une lecture prudente, au bail dérogatoire de courte durée. Dans tous ces cas, la présomption de l'article 1731 continue de s'appliquer : sans état des lieux, le preneur est présumé avoir reçu des locaux en bon état et devra les rendre tels. L'état des lieux y est donc tout aussi indispensable, cette fois pour protéger l'occupant.

Pourquoi l'enjeu financier est plus élevé qu'en habitation

• Pas de plafond de dépôt de garantie : en bail commercial, il est librement négocié, souvent trois mois de loyer hors taxes ou plus. La retenue à la sortie porte sur des montants importants.
• Des travaux d'aménagement lourds : cloisons, faux plafonds, câblage, climatisation, enseigne. Le bail précise en général si le preneur doit les déposer ou les laisser en fin de bail, et l'état des lieux d'entrée est la référence pour le vérifier.
• Une répartition des réparations encadrée : depuis le décret du 3 novembre 2014 (article R145-35 du Code de commerce), les grosses réparations de l'article 606 du Code civil ne peuvent plus être mises à la charge du locataire. Distinguer vétusté, grosse réparation et dégradation suppose une description précise de l'état initial.
• Aucune grille de vétusté légale : contrairement à l'habitation, rien n'est prévu par la loi. Une grille annexée au bail et un état des lieux daté et photographié évitent des mois de contentieux.
• Des surfaces et des équipements multiples : un plateau de bureaux de 300 m² compte plus d'éléments qu'un T3. Le document papier atteint vite ses limites.

Que vérifier dans un état des lieux de bureaux ou de commerce

Le Code de commerce n'impose pas de modèle. Voici les familles d'éléments qu'un état des lieux de locaux professionnels doit couvrir, en plus des sols, murs, plafonds et menuiseries de chaque espace :

Accueil, open space, bureaux fermés, salles de réunion, kitchenette, sanitaires, archives, local technique, réserve, parkings

Un espace par pièce du rapport, surfaces indiquées

Aménagements

Cloisons amovibles, faux plafonds, dalles de moquette, planchers techniques

Dalles tachées ou manquantes, cloisons ajoutées par le preneur

Électricité et réseaux

Tableau, prises, éclairage, baie de brassage, câblage, prises RJ45

Fonctionnement, repérage des prises, état de la baie

Confort

Climatisation, ventilation, chauffage, stores, brise-soleil

Fonctionnement, télécommandes, filtres, dates d'entretien

Sécurité et accès

Contrôle d'accès, badges, alarme, interphone, extincteurs, blocs de secours, rideau métallique, vitrine, enseigne

Nombre de badges et clés remis, dates de vérification des extincteurs

Compteurs

Électricité (souvent triphasé), eau, gaz, sous-compteurs par plateau

Relevés et numéros de compteur, photos des index

Chaque élément doit être qualifié individuellement (neuf, bon état, état d'usage, mauvais état), décrit et photographié. Les mentions obligatoires du décret de 2016 ne s'appliquent qu'à l'habitation, mais elles constituent une bonne base de structure.

Comment  IMOAX Expertises grâce à l'application EDOUARD immo s'adapte aux locaux professionnels

EDOUARD immo a été conçu pour l'habitation et sert aussi pour les locaux professionnels, grâce à sa personnalisation. Voici ce qui change pour un état des lieux de bureaux :

• Type de bien « Bureau » dans la fiche du local, avec surface, étage, parking et notes.
• Pièces adaptées : Bureau, Salle, Local technique, Garage, Parking, Rangement, et une pièce libre à renommer (open space, salle de réunion, archives, réserve…).
• Personnalisation des éléments : nous pouvons ajouter vos propres éléments (baie de brassage, contrôle d'accès, climatisation, extincteurs, rideau métallique) et vos descriptifs types. Ils sont enregistrés dans votre bibliothèque et réutilisés sur tous vos locaux.
• Création de modèles : un modèle « plateau de bureaux » ou « boutique » pré-remplit les pièces et les éléments de vos futurs états des lieux.
• Pré-remplissage par l'IA à partir de photos d'ensemble ou d'une dictée, puis plus de 1500 descriptifs à cocher au lieu de les taper.
• Photos illimitées avec annotation, indispensables pour les dalles de moquette, les cloisons et les équipements techniques.
• Changement d'occupant en un clic : la sortie est générée depuis l'entrée, et l'entrée suivante depuis la sortie. Le rapport comparatif liste les différences.
• Chiffrage des travaux par l'IA à partir des dégradations, puis demandes de devis et bons de commande par métier.
• Avenant pour compléter un état des lieux déjà signé, avec l'accord des parties, quand des travaux d'aménagement sont réalisés après la prise de possession.
• Signature sur place ou à distance conforme EIDAS, avec horodatage du rapport. Pratique quand le gérant ou le représentant du bailleur n'est pas sur site.

En résumé

• Obligatoire en bail commercial conclu ou renouvelé depuis le 20 juin 2014 (Code de commerce, article L145-40-1), à l'entrée comme à la sortie.
• Sans état des lieux, le bailleur perd la présomption de bon état de l'article 1731 du Code civil.
• Bail professionnel, coworking, bail dérogatoire : pas d'obligation légale, mais le document reste la seule preuve de l'état initial.
• Aucun modèle imposé : à vous de couvrir cloisons, réseaux, climatisation, contrôle d'accès, sécurité incendie et parkings.